Con l’arrivo della tecnologia, molte aziende italiane, stanno procedendo, incentivate anche e soprattutto da alcuni provvedimenti legislativi, sulla via della digitalizzazione dei propri archivi, contenenti informazioni e dati sensibili.
La digitalizzazione di fatto, pone però il problema dello smaltimento di tali documenti e archivi e delle tonnellate di carta prodotta da tali rifiuti.
Per questi motivi, sarà importante smaltire documenti e archivi cartacei in modo responsabile, rivolgendosi solo a ditte specializzate, che seguono la normativa ambientale sullo smaltimento controllato, che impone il concentramento del prodotto di scarto, solo ed esclusivamente, presso discariche autorizzate, presenti sul territorio.
Ad oggi, lo smaltimento di tale rifiuto, può essere gestito solo da ditte autorizzate, in quanto il normale servizio municipalizzato, non ha le competenza per eseguire tale operazione.
Ovviamente, per il trasporto e lo smaltimento di documenti e archivi ci sarà un costo di gestione che dipenderà da:
- Quantità di documenti e archivi cartacei
- Trasporto verso la ditta di conferimento
- Certificazione
Prezzi.info collabora con diverse ditte autorizzate per lo smaltimento sicuro, controllato e a norma di legge, su tutto il territorio nazionale.
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Ti metteremo in contatto con le azienda più vicine alla tua zona, così da ricevere diversi preventivi e scegliere quello più adatte alle tue esigenze.
Smaltimento documenti sensibili: come funziona?
Lo smaltimento autorizzato e controllato di archivi e documenti sensibili, è fondamentale, al fine di rispettare le norme ambientali in merito.
Sconsigliamo fortemente di procedere da soli alla distruzione e allo smaltimento di tali rifiuti, principalmente perché si tratta di un’operazione da effettuare secondo normativa con apposita certificazione, per la protezione dell’ambiente e infine perché, si tratta di scarti da trattare con estrema cautela, contenendo documentazione sensibile e in molti casi personale e privata.
Rivolgendoti a una ditta specializzata, avrai la sicurezza, grazie al conferimento dell’apposita certificazione di avvenuta distruzione, di proteggere i tuoi dati e quelli dei tuoi clienti.
Spesso infatti, inseguendo il vantaggio economico delle modalità fai da te, molti imprenditori attuano delle soluzioni alternative per procedere allo smaltimento, soluzioni che il più delle volte non rispettano l’ambiente e che in molti casi comportano anche costi più elevati.
Il costo invece, richiesto da una ditta specializzata, in questo caso notevolmente basso, vale la sicurezza che il proprio archivio venga smaltito in maniera adeguata, con la conseguente protezione dei dati all’interno.
Distruzione documenti sensibili: cosa si rischia con la triturazione fai da te?
La soluzione migliore, come già detto in precedenza, è quella di affidare integralmente la distruzione di archivi e documenti a una ditta specializzata.
A volte, infatti, autonomamente ci si affida alla triturazione della documentazione o alla bruciatura fai da te, ma si tratta di procedure che non solo sono lunghe e difficili da mettere in pratica, ma a volte, possono portare a problematiche legali, che contemplano anche denunce penali e pesanti ammende amministrative.
Tramite ditte autorizzate, invece, avrai la sicurezza di un servizio sicuro e garantito, mirato alla strutturazione di piani personalizzati per la raccolta e lo smaltimento dei rifiuti, basato su un sopralluogo, utile a verificare un eventuale miscellanea di rifiuti, un preventivo scrupoloso e attento a ogni bisogno del cliente e la certificazione idonea.
Il servizio professionale è rivolto non solo ai piccoli professionisti ma anche e soprattutto a banche, società assicuratrici e altri soggetti del settore finanziario, contabile e amministrativo.
La qualità del servizio si basa su alti standard operativi, basati su:
- presa in carico del materiale
- carico dei nostri mezzi in modo autonomo
- trasporto e frammentazione
- rilascio apposita certificazione
Responsabilità ed efficienza sono le basi su cui si fonda il nostro lavoro.
Smaltimento Documenti Contabili
La legge prevede che i documenti contabili vadano conservati per un periodo di tempo variabile, a seconda del tipo di documentazione. A scadenza del periodo previsto, i documenti contabili devono essere smaltiti in modo sicuro e responsabile. I metodi più comunemente utilizzati sono la distruzione fisica o l’archiviazione digitale.
La distruzione fisica è il processo attraverso il quale i documenti cartacei vengono demoliti in modo sicuro e irreversibile, solitamente con l’ausilio di macchine apposite o inceneritori. L’archiviazione digitale consiste nel trasformare i documenti cartacei in formato elettronico, mediante scannerizzazione o altri sistemi informatici. In questo modo la conservazione può avvenire su supporti digitali come hard disk, chiavette USB o dischi rigidi esterni. L’archiviazione digitale consente anche di effettuare ricerche veloci della documentazione necessaria e di condividerla con le persone autorizzate.
Importante: Smaltire i documenti contabili in modo responsabile è importante perché può aiutare le aziende a prevenire la violazione della privacy, proteggendo così i dati dei clienti e delle parti interessate. Inoltre, eliminare i documenti contabili in modo responsabile aiuta le organizzazioni ad attenersi alle normative sulla conservazione della documentazione che possono variare da un paese all’altro. Se non smaltiti correttamente, infatti, i documenti contabili possono essere usati dai criminali informatici per compiere attività illegali o fraudolente o persino rubare denaro o informazioni riservate. Smaltire correttamente questa tipologia di documentazione può anche contribuire a preservare la reputazione dell’azienda e garantire compliancy con il GDPR (General Data Protection Regulation).
Servizio distruzione documenti
La distruzione dei documenti è un servizio importante per la sicurezza, l’integrità e la privacy di un’organizzazione. Il servizio di distruzione dei documenti consente alle aziende di garantire che le informazioni sensibili non finiscano nelle mani sbagliate. Può includere lo smaltimento fisico (come la distruzione meccanica) o elettronico (come la cancellazione dei dati su supporti come CD, dischi rigidi e dispositivi di archiviazione esterna). Un servizio di distruzione dei documenti può anche prevedere procedure per assicurare che tutti i documenti obsoleti vengano smaltiti in modo sicuro.
Un buon servizio di distruzione deve fornire garanzie sulla qualità del servizio offerto, sulla conformità con le normative in materia di privacy e sulle procedure adottate per garantire che i documenti vengono smaltiti in modo responsabile. Il servizio dovrebbe anche assicurare tracciabilità e auditabilità, oltre a fornire prova scritta del processo effettuato durante lo smaltimento. È importante anche assicurarsi che il provider abbia accesso alle tecnologie più aggiornate e segua le regole relative alla protezione ambientale.
Il costo per distruggere i documenti dipende dal numero di documenti da distruggere, dal servizio richiesto e dall’azienda che si sceglie. I prezzi possono variare da pochi centesimi a più di 10 euro per una singola pagina.
Dopo 10 anni è possibile buttare documenti come bollette, estratti conto bancari, ricevute di acquisto, fatture, documentazione fiscale e certificati di assicurazione. Si consiglia comunque di conservare per alcuni anni anche questi documenti in caso sia necessario dimostrare una transazione.
1. Sminuzzare: possono essere sminuzzati con le mani, una macchina distruggidocumenti o un tritacarne.
2. Bruciare: se è possibile fare in modo sicuro, i documenti possono essere bruciati in un luogo ben ventilato.
3. Dissolvere: alcuni documenti possono essere dissolti in un solvente chimico come l’acqua ossigenata o altri prodotti chimici.
4. Macinare: molti distruggidocumenti contengono una macina che polverizza i fogli di carta in minuscole particelle non leggibili.
Per smaltire i faldoni bisogna prima eliminare il contenuto all’interno, separando tutti i documenti o le carte da buttare e quelle da conservare. Una volta fatto questo, i faldoni possono essere riciclati in base al materiale di cui sono composti. Se sono di cartone, ad esempio, possono essere inseriti nella raccolta differenziata della carta. Se sono in plastica, andranno nella raccolta del vetro o delle materie plastiche. Se invece sono in legno, bisognerà portarli a un centro di riciclaggio appositamente dedicato a questi materiali.
Per smaltire documenti cartacei contenenti dati sensibili è consigliabile procedere alla distruzione fisica della documentazione (mediante triturazione, incenerimento o altri metodi). Inoltre è buona norma adottare procedure di sicurezza per assicurarsi che i documenti vengano completamente distrutti e che non possano essere recuperati o riconosciuti.
Il servizio di distruzione carta e dati sensibili è rivolto a tutte le organizzazioni che necessitano di assicurare la sicurezza dei propri dati sensibili, come imprese, enti pubblici, associazioni e persone fisiche. Questo servizio prevede la distruzione sicura e certificata della carta e di tutti i documenti contenenti informazioni personali o confidenziali.